En luister hier onze podcast over de kracht van voice binnen externe communicatie.

Toch liever lezen? Lees dan onze blog. 🤓

Er is in korte tijd veel veranderd op communicatievlak en ook voor de interne communicatie betekent dat het even zoeken is. Positief gevolg is dat er door de noodzaak geëxperimenteerd wordt met nieuwe communicatiemiddelen. We zetten de belangrijkste op een rijtje en bespreken de voor- en nadelen. Ook zoomen we in op een nog redelijk onbekend communicatiemiddel binnen de overheid: voice, oftewel de podcast. 

Het meest gebruikte en vertrouwde middel om een boodschap over te brengen naar de ambtelijke organisatie is nog altijd de e-mail. In tijden van crisis en thuiswerken wordt er dan ook veelvuldig gemaild door de gemeentesecretaris. 📧

De voordelen van e-mail:
- Laagdrempelig
- Wordt door bijna iedereen geopend en gelezen
- Inhoud kan goed worden voorbereid
- Medewerkers kunnen direct reageren

De nadelen van e-mail:
- Kan verzanden in berg van informatie
- Gebrekkige meetbaarheid, wordt de mail helemaal gelezen?
- Geen persoonlijke noot
- Lastig om emoties over te brengen

Een andere mogelijkheid om jouw interne communicatie te verzorgen is via videobellen. Door de coronacrisis is de schaal waarop dit gebeurd enorm toegenomen. De beschikbare tools zijn ook makkelijk toegankelijk. Denk aan Zoom, StarLeaf, Skype en meer. 

De voordelen van videobellen:
- Je ziet makkelijker hoe het met de collega’s gaat (emoties aflezen)
- Alle non-verbale communicatie geeft extra informatie
- De kwaliteit van de boodschap gaat omhoog 

De nadelen van videobellen:
- Iedereen moet op hetzelfde tijdstip klaar zitten
- Als er geen goede regels zijn, kan het gesprek chaotisch verlopen
- Tijd wordt opgeslokt
- Veiligheid kan een struikelblok zijn

Binnen teams wordt er veel gebruik gemaakt van de tool Teams van Microsoft. Voor de digitale vergadering zien we dat Zoom populair is. Ook maken steeds meer gemeentesecretarissen gebruik van Zoom om medewerkers te informeren, updates te geven en te motiveren. Dit gebeurt dagelijks bij de dagstart of op een vaste dag voor een wekelijkse update. 

Ik moet zeggen, de video call is een fantastisch medium. Nadeel is wel dat het doodvermoeiend kan zijn al die schermtijd overdag en daarbij van meeting naar meeting te moeten gaan. Dit nadeel wordt door meerdere klanten van ons beaamd. Ze hadden al ervaringen met dagen die vol zaten met vergaderingen en daar is in coronatijd geen verandering in gekomen. 😴 💤

Een ander punt is dat bij videobellen de veiligheid niet te garanderen is. Dat is dan ook een reden waarom diverse gemeenten hier niet voor kiezen. Daarnaast kunnen publieke Zoom-meetings verstoord worden door trollen, ook wel ZoomBombing genoemd. Toch vraagt de huidige crisis om te blijven experimenteren met nieuwe vormen van communicatie. Nood breekt immers wet. Het belang van interne verbondenheid weegt op dit moment voor veel van onze klanten zwaarder dan mogelijke veiligheidsrisico’s. Het is daarbij uitdrukkelijk niet de bedoeling dat zeer gevoelige informatie via Zoom-meetings wordt gedeeld. 💣

Maar goed, ik heb het in deze blog natuurlijk over... podcast. 🎤

Hoewel de meeste mensen podcasts voornamelijk luisteren om iets nieuws te leren of om zich te vermaken, zijn er steeds meer bedrijven en organisaties die de podcast toevoegen aan hun interne communicatiemix. Waarom neemt de inzet van podcast binnen interne communicatie toe en wat is het onderscheidend vermogen ten opzichte van andere kanalen.

Voordelen van podcast:
- Een intiem medium dat heel dichtbij voelt
- Even geen schermtijd
- Podcast worden uitgeluisterd
- De boodschap blijft goed hangen (80% average consumption)
- De podcast is makkelijk te delen

Een podcast voelt zo dichtbij omdat je direct de stem van een bekend persoon hoort. In dit geval bijvoorbeeld een directe collega of de gemeentesecretaris. Je hebt het idee dat iemand naast jou staat. Veel gebruikers noemen één van de positieve kanten van een podcast dat ze het heerlijk vinden om even weg te zijn van het beeldscherm. 👂

Uit onderzoek blijkt dat podcast veelal worden uitgeluisterd, maar liefst 80 procent doet dat. Een enorm bereik dus, zeker als je dat afzet tegenover een filmpje op Youtube of Facebook waar het percentage ‘uitkijkers’ op hooguit 40 procent ligt. De podcast die wij verzorgen worden altijd door meer dan 60 procent van de luisteraars van het begin tot het einde met aandacht gevolgd. Hierdoor is het mogelijk om een heel verhaal te vertellen. 💭

De podcast kan natuurlijk ook gemakkelijk gedeeld worden; een embedded post in de wekelijkse nieuwsbrief of de dagelijkse TamTam zijn hiervoor erg geschikt. De link kan je ook privé delen, zodat alleen de mensen binnen jouw organisatie de podcast kunnen beluisteren. 📰

Wij zeggen altijd: “Niets is zo beeldend als geluid.” Je maakt als het ware een film in je hoofd, je kiest zelf de beelden en daarom blijft de boodschap beter hangen. Het is als die ene avond dat je dat ene nummer hoorde met diegene waar je zielsveel van houdt. 

Wat hoor je zoal in een interne podcast?
Een podcast kan je invullen zoals je zelf wilt. Denk aan een CEO die vragen beantwoordt van medewerkers, of andere managers die dat doen. Of een reportage bij een van de medewerkers waardoor je een beeld krijgt, of beter gezegd ‘zelf een beeld’ vormt van hoe het met je collega’s gaat en hoe zij hun dag invullen. Het is ook handig voor Q&A’s of om te luisteren naar een korte monoloog van je leidinggevende die terugkijkt op de afgelopen week en je meeneemt in de week die komen gaat. 📃

Vanuit campagne oogpunt raden wij ook zeer aan om hieraan een ‘call to action’ toe te voegen. Vraag je medewerkers om actieve input. Laat ze bijvoorbeeld nadenken over een onderwerp, of vraag expliciet om hun mening. Zo blijft het niet bij enkel luisteren, maar biedt je net wat extra’s. 👥

Overigens is het luisteren hetgeen het meest gewaardeerd wordt aan podcast: luisteren. We kunnen het niet vaak genoeg herhalen: nu mensen dagelijks nog meer tijd achter een scherm doorbrengen en uitgeput raken van videobellen is de podcast een aangename afwisseling. Even geen schermtijd! Je luistert podcast wanneer het jou uitkomt, bijvoorbeeld tijdens het wandelen, schoonmaken of... terwijl je op de wc zit. Je bent niet gebonden aan een computerscherm. 🚽

En tot slot, het is hartstikke leuk om te doen. Het motiveert! Jezelf en anderen. Er is ruimte om positief nieuws, tips en successen te delen. En hoe leuk is het voor medewerkers vanuit de ambtelijke organisatie en politici om zelf deel te nemen aan een podcast over een bepaald onderwerp? 💡

Lijkt het je ook interessant om meer te horen over het inzetten van podcast voor interne communicatie? Laat dan van je horen. Wij hebben alle expertise en ervaring in huis om hierbij te helpen. Voor meer informatie over ons kun je terecht op cyclemedia.nl. en op microphonemedia.nl.

Irfan Fiets, oprichter van het Amsterdamse campagnebureau Cycle Media: ‘Wij zijn gespecialiseerd in overheidscommunicatie en campagnes, zowel extern als intern. We werken voor partijen als gemeenten, veiligheidsregio’s, zorginstellingen en andere publieke organisaties. Door onze ervaring gecombineerd met ons enthousiasme voor nieuwe media helpen wij veel partijen om op vernieuwende manieren te communiceren.”

Koos Tervooren, oprichter van Microphone Media, een toonaangevend Amsterdams podcastbureau: ‘Wij maken podcast voor bedrijven als bol.com, Google en de Arbo Unie, maar we werken ook voor partijen als het ministerie van Buitenlandse Zaken, Hoogheemraadschap Rijnland en de gemeente Amsterdam’. Wij helpen zowel bij de inhoudelijke als technische kant en creëren podcasts die helemaal op maat gemaakt zijn voor onze klanten.”