Notice: Undefined index: augustus in /home/cyclem1q/public_html/wp-content/themes/the-theme/functions.php on line 62

Newsrooms, we horen het steeds vaker

Eens in de zoveel tijd is een bepaalde term of een bepaalde aanpak een ontzettende trend, zo horen we bijvoorbeeld sinds circa 2016 steeds vaker over newsrooms. Maar wat is nu eigenlijk een newsroom? 

Een newsroom is een centrale plek waarbij in een organisatie belangrijke zaken worden besproken. Dit kunnen gebeurtenissen zijn binnen de organisatie zelf, maar ook nieuws omtrent bijvoorbeeld veranderde wetgeving of gebeurtenissen bij andere organisaties. Alles wat invloed kan hebben op de dagelijkse gang van zaken of alles wat belangrijk wordt gevonden wordt besproken. Denk hierbij ook aan belangrijke vragen die onder inwoners spelen en waar iets mee gedaan moet worden: wat kunnen wij als publieke organisatie ermee?

 

Voordelen van newsrooms

Het eerste voordeel is dus duidelijk: alle informatie wordt van buiten naar binnen gebracht, waardoor iedereen binnen de organisatie een stuk beter op de hoogte is van wat er speelt. Hierdoor kun je als publieke organisatie goed inspelen op de actualiteit en vergroot je bovendien de kennis van iedereen die betrokken is bij de newsroom. Een newsroom wordt vaak gecombineerd met een tamtam: een korte samenvatting van de belangrijkste gebeurtenissen, vaak verspreid via de mail (vaak een PDF- of Word-bestand) of geprint via gemeenschappelijke ruimtes. 

Doordat alles zo naar binnen wordt gehaald, wordt de communicatie over belangrijke onderwerpen ook verbeterd. Meer mensen blijven op de hoogte van belangrijke zaken waardoor je bepaalde onderwerpen niet meerdere keren uit hoeft te leggen. Kortom: de communicatie versoepelt en zaken lopen makkelijker door!

Een andere gunstige bijkomstigheid van een centraal punt binnen je organisatie is dat je veel mensen van binnen je organisatie op één punt krijgt. Hierdoor versoepelt de communicatie ook: in plaats van druk mailverkeer waar vaak ook nog vertraging in zit, kunnen mensen direct met elkaar in gesprek over issues die voor hen en voor hun afdeling van belang zijn. Zo kun je bijvoorbeeld ook sneller een probleem oplossen: de ruis van mailverkeer valt weg en de juiste personen kunnen elkaar makkelijk vinden.

Dit stukje contact verbetert de onderlinge samenwerking in de organisatie, zeker als mensen weten dat iedereen zich op een centraal punt bevindt. 

Nadelen van newsrooms zoals we ze nu vooral kennen

Een nadeel van een traditionele newsroom is dat het medewerkers moeite laat doen in de zin dat ze fysiek naar de newsroom toe moeten. Dit zal misschien niet altijd binnen iedereens planning passen, waardoor je het risico loopt de interactie en informatie te missen. Uiteraard is daar dan in veel gevallen nog wel de tamtam, maar bij het wegvallen van een centraal punt van discussie en informatie zal de motivatie om dit actief door te nemen voor veel mensen wegvallen: we hebben het druk. 

Bovendien is het voor de organisatoren van een newsroom vaak ook een hele uitdaging. Van een newsroom wordt vaak gedacht dat het ‘er wel even bij kan’, maar in de praktijk komt er toch meer bij kijken dan je zou denken. Doordat hier niet de juiste focus en mankracht op in wordt gezet, werkt het vaak toch niet optimaal. Zonde!

De mobiele newsroom

Voor al deze nadelen van traditionele newsrooms bood Debbie van Riel van Gemeente Beverwijk een oplossing: de mobiele newsroom. 

Drie ochtenden per week doet zij er alles aan om het belangrijkste nieuws bij de medewerkers van de gemeente terecht te laten komen. Van de ontwikkeling van de tamtam tot ervoor zorgen dat al het nieuws ook daadwerkelijk bij haar collega’s komt: Debbie doet het. 

Dit lijkt natuurlijk standaardprocedure voor een newsroom, maar wat de mobiele newsroom van de gemeente Beverwijk onderscheidt is, je raadt het al, de mobiliteit. De newsroom staat namelijk niet elke ochtend op dezelfde plek, maar ‘reist’ door het gebouw heen. Zo staat hij maandagochtend op de tweede verdieping, wat vlakbij het bestuur is. Dinsdag verplaatst hij zich naar de derde verdieping en op donderdag is hij op de vierde verdieping te vinden, namelijk naast het koffieapparaat. Je zult je nu misschien afvragen wat nou het grote voordeel is van deze reis door het gebouw, maar het is redelijk simpel. Door verschillende afdelingen in het gebouw zelf mee te nemen, neem je direct verschillende afdelingen binnen je organisatie mee. Zo breng je dus makkelijker mensen samen, waardoor bepaalde zaken bijvoorbeeld ook makkelijker verholpen kunnen worden. Zo noemde zij zelf al dat zij laatst twee mensen van verschillende afdelingen in de newsroom bij elkaar bracht en een probleem waar normaal gesproken twintig mails overheen zouden zijn gegaan in vijf minuten op was gelost. 

Een ander voordeel van het rondreizen is ook dat je de newsroom dichterbij de medewerkers brengt, waardoor de drempel om naar de newsroom te komen veel lager ligt. Een lagere drempel betekent een hogere opkomst, waardoor de newsroom veel beter functioneert. De betrokkenheid bij het laatste nieuws gaat op deze manier omhoog en als er een keer geen newsroom of tamtam verschijnt, zijn mensen ook echt verbaasd. Dit verhogen van de betrokkenheid werkte voor de gemeente Beverwijk ontzettend goed: van de driehonderd medewerkers zijn er ruim tweehonderd geabonneerd op de tamtam!

Conclusie

Het is tegenwoordig niet meer voldoende om alleen een vaste locatie te hebben voor nieuws. Door het dynamisch te houden krijg je meer mensen mee, zorg je voor meer diversiteit in je newsroom en houd je de betrokkenheid hoog. Op deze manier verbeter je de onderlinge conversaties en samenwerking, wat jou als organisatie uiteindelijk sterker maakt. Denk er eens over na en bespreek het met collega’s!

Irfan Fiets

Irfan is eigenaar van Cycle Media. Hij is sparringpartner voor diverse campagnes van overheden. Hij gelooft in de kracht van online media en zet dit in om o.a. de relatie tussen overheid en inwoner te verbeteren. Langdurige en goede relaties met de klant vindt hij belangrijk. In zijn vrije tijd is hij een fanatieke squasher.

Bel mij terug

Vul hieronder uw gegevens in en wij nemen contact met u op.

Blog

Gerelateerde artikelen

Blog
Emoji’s in overheidscommunicatie: hoe zet je ze op de juiste manier in? 🤔

Wanneer gebruik je ze wel of niet? Wat voegen ze toe aan je communicatie?

Lees meer
Blog
Hoe versterk je de positie van de raad in de (digitale) samenleving?

In dit artikel gaan we dieper in op de uitdagingen waar gemeenteraden en griffies tegenaan lopen bij raadscommunicatie via sociale media.

Lees meer
Blog
Hoe breng je het lokale sportaanbod dichterbij je inwoners?

Wat hebben sport, eenzaamheid en verenigingen met elkaar gemeen?

Lees meer