Beveiligd: Privacy en de rol van de gemeente

De ophef om Facebook

Als er iets is wat altijd een discussie oplevert is het privacy. Waar ligt de grens tussen wat we willen delen en wat we niet willen delen? En hoe zit het als een bedrijf handelt in onze data? Hoe zit het met content die wij hebben gepubliceerd op een platform die vervolgens wordt gebruikt door het platform zelf? Als gemeente zul je ook afgelopen jaar meer te maken hebben gehad met privacy na de invoering van de AVG-wet. De invoering van de wet bracht de discussie weer naar boven en vergde de nodige veranderingen van gemeenten, wat voor sommige gemeenten vaak nog aardig wat moeite kostte.

In augustus 2019 verscheen de documentaire The Great Hack op Netflix. Deze documentaire legt de focus op een bedrijf dat veel gebruik maakte van persoonlijke data en gegevens om politieke campagnes te voeren: Cambridge Analytica. Het bedrijf werkte bijvoorbeeld ook mee aan de campagne die Donald Trump voerde om in 2016 het presidentschap te winnen. Sinds dit door enkele klokkenluiders onder de aandacht van het brede publiek is gebracht, heerst er ook meer wantrouwen naar overheidsinstellingen toe. Want wat doen zij met de gegevens van hun inwoners? 

Wat gebeurt er met jouw e-mailadres?

Voor veel verschillende diensten is het al mogelijk om in te loggen met Google of Facebook. Het is snel, makkelijk en geeft een derde partij toegang tot slechts de essentiële informatie. 

Het probleem ligt echter bij de gegevens die beschikbaar worden gesteld. Het snel delen van een e-mailadres en wat gegevens lijkt onschuldig, maar dit ligt toch in veel gevallen nog erg gevoelig. Niet alleen stelt het bedrijven in staat om te handelen in deze gegevens, je e-mailadres is ook een centraal punt waarop je wachtwoorden opnieuw ingesteld kunnen worden.

Een bedrijf dat de laatste tijd steeds meer aandacht besteedt aan privacy is Apple. In hun nieuwste software-update iOS13 introduceerden zij Sign in with Apple. Sign in with Apple zet jouw eigen e-mailadres om in een nieuw, anoniem e-mailadres dat niet meer terug te halen is naar jouw eigen gegevens. Op deze manier wordt de gevoeligheid van het e-mailadres in acht genomen bij het aanmaken van en inloggen op een account. Is het ideaal? Nee, je legt namelijk nog steeds jouw gegevens neer bij Apple, maar indien je een Apple-product hebt, heeft Apple jouw gegevens eigenlijk al lang.

Zorgen om privacy in de gemeente

Dat deze zorgen er zijn bij commerciële partijen lijkt niet meer dan logisch, maar wat heb je als gemeente nou aan de bovenstaande informatie? De gemeente weet heel veel van haar inwoners, van geboortedatum tot adres. Dit is uiteraard nodig voor een gemeente, maar toch zoeken veel inwoners een soort geruststelling dat hun gegevens veilig zijn. Veel inwoners maken zich nog zorgen om wat er met deze gegevens gebeurt.

Dus hoe bied je deze geruststelling? Probeer aan de slag te gaan met een paar van de volgende tips:

1. Communiceer het op je website
   Geef duidelijk op de gemeentelijke website aan wat er gebeurt met de gegevens van de inwoners in de gemeente. Zet wat feiten op een rijtje om zo voldoende informatie en geruststelling te bieden.
2. Zorg dat de informatie goed vindbaar is
   Informatie die lastig te vinden is, wordt vaak ook minder gevonden. Bovendien kan slechte vindbaarheid demotiverend werken. Door te zorgen dat jouw informatie zo goed mogelijk vindbaar is via zowel de website als social media en zoekmachines zorg je ervoor dat je zoveel mogelijk inwoners op de juiste manier kunt informeren. 
3. Communiceer jouw privacybeleid onderaan elk contactformulier
   Op deze manier stel je jouw inwoners in staat om zich bij elke mogelijkheid om hun gegevens achter te laten in te lezen over wat er met deze gegevens gebeurt. Zorg dat dit privacybeleid wederom duidelijk te vinden is, het liefste met een duidelijke hyperlink die stimuleert om door te klikken.
4. Wees niet bang om het gesprek aan te gaan met jouw inwoners
   Voornamelijk op social media is de drempel om een mening te uiten erg laag. Dit kan er dus ook voor zorgen dat er soms heftige meningen worden geuit op jouw Facebookpagina of in de reacties onder bepaalde posts. Schrik hier niet van! Probeer de inwoner te begrijpen. Hier kun je bijvoorbeeld ook doorverwijzen naar jouw privacybeleid om geruststelling te bieden.
5. Overweeg een campagne
   Het is nooit een slecht idee om jouw inwoners grootschalig te informeren. Campagnes via social media bieden hier een mooie oplossing voor. Via een gerichte social media campagne kun je jouw inwoners mooi bereiken, zeker aangezien je nu weet dat social media een laagdrempelige plek zijn waar inwoners hun meningen kunnen uiten. 
6. Anticiperen op de toekomst
   Probeer te luisteren naar de zorgen van jouw inwoners en probeer hier iets van te leren. Op het moment dat je de zorgen in kaart kunt brengen, kun je hier namelijk iets mee. Waar kun je als gemeente verbeteringen doorvoeren? En wanneer moet je reageren op je inwoners via social media?
7. Houd het nieuws in de gaten
   Zijn er grote privacylekken geweest? Is er iets misgegaan bij een andere gemeente? Dit is allemaal informatie die jou helpt beter om te gaan met privacy en privacyzorgen in de gemeente. Zorg dus dat je dit in de gaten houdt en de valkuilen goed in kaart brengt. Ook dit helpt jou te anticiperen op de toekomst.

Beeldmateriaal

Privacy en recht gaat ook een andere kant op. Mitchell Shelowitz (Shelowitz Law Group) noemde bijvoorbeeld portretrecht en auteursrechten. Als gemeente die actief is op social media, ben je ook vaak op zoek naar beeldmateriaal om jouw communicatie te versterken. Aangezien het produceren van eigen content vaak arbeidsintensief is en aardig wat tijd op kan nemen, is het internet vaak de meest logische plek om beeldmateriaal vandaan te halen. Maar hoe zit het hier met privacy en recht? 

Veel afbeeldingen kun je alleen gebruiken voor redactionele doeleinden, bijvoorbeeld een blogartikel of een nieuwsbericht. Op het moment dat je zo’n afbeelding dus zonder licentie gebruikt voor een campagne, schend je iemands auteursrechten. Zorg dus dat je altijd een licentie hebt voor de afbeeldingen die je inzet en controleer of deze licentie voor redactioneel of commercieel gebruik is. 

Ook met portretrecht moet je rekening houden. Wil jij bijvoorbeeld bij een leuk evenement foto’s maken van inwoners en deze inzetten voor een campagne of andere doeleinden? Zorg dan altijd dat je toestemming hebt van degenen op de foto of de ouders van degene op de foto indien hij of zij jonger is dan 18 jaar. 

Houd je ook als overheidsinstelling aan de regels, dit is wel zo eerlijk en resulteert waarschijnlijk ook in de minste ophef en problemen.